La préparation des budgets est une étape fondamentale pour chaque association qui souhaite obtenir ou conserver des financements. Cependant, face à une raréfaction des subventions et un environnement de financement de plus en plus exigeant, il est essentiel de présenter des budgets cohérents et détaillés par action. Cause & sens a développé et testé avec les associations une méthode pour gagner en efficacité et un outil automatisé qui vous permettront de gagner du temps et de maximiser vos chances de succès.
Découvrez les 5 étapes clés pour réaliser des budgets d’actions associatives solides, qui répondent aux exigences des financeurs.
1. Segmentation des actions associatives
La première étape pour un budget clair et pertinent consiste à segmenter vos actions. Au lieu de présenter votre budget de fonctionnement global, vous allez détailler chaque activité menée par votre association. C’est le début d’une méthode analytique.
Par exemple, si votre association agît dans le domaine de l’aide aux familles, distinguez :
- Les ateliers de soutien psychologique
- Les formations parentales
- Les évènements de sensibilisation …
Pourquoi ?
Cette segmentation permettra de donner une vision précise de vos actions, renforçant ainsi la transparence vis-à-vis des financeurs. Elle vous aidera également à identifier les besoins spécifiques de chaque action et à faciliter le suivi budgétaire tout au long de l’année.
2. Identification des forces vives intervenant sur chacune des actions
Après avoir segmenté vos actions, identifiez les ressources humaines mobilisées pour chacune. Il peut s’agir de bénévoles, de salariés ou même de prestataires externes. Pour réaliser facilement des budgets associatifs vous vous focaliserez principalement sur les temps salariés et les coûts externes si vous faites appel à des prestataires. Le temps bénévole sera aussi valorisé, mais pas de la même manière. Mais cela est un autre sujet !
Par exemple :
- Julien intervient sur les ateliers de soutien psychologique et la formation parentales
- Julie sur les formations parentales
- Gabriel sur les évènements de sensibilisation
Ils assurent différentes fonctions : coordination, animation, logistique, etc
Pourquoi ?
Cette étape permet de mieux comprendre les moyens humains nécessaires pour chaque activité. En montrant que chaque action est soutenue par des compétences et un engagement concret, vous rassurez les financeurs sur le sérieux de votre projet. De façon pratique cela vous permet aussi d’avoir une base réaliste des coûts RH à imputer sur chacune de vos actions.
Les 3 autres étapes clés pour réaliser facilement vos budgets associatifs
Il serait long, fastidieux et peu efficace de vous décrire dans cet article toutes les subtilités d’un budget analytique associatif solide. Voici néanmoins les trois derniers grands principes résumés :
Affectation des temps
Une fois les intervenants identifiés, il est important de quantifier leur temps d’intervention pour chaque action. Calculez le nombre d’heures ou de jours que chaque personne consacre à chaque activité. Cette répartition est cruciale pour établir un budget réaliste.
Intégration des coûts RH
Intégrer le coût RH (ressources humaines) consiste à affecter une valeur financière au temps passé par chaque intervenant. Cela inclut les salaires, les charges sociales et éventuellement les frais annexes (déplacements, formations, etc.)
Choix de la clé de répartition
La dernière étape est la clé de répartition, qui consiste à répartir les coûts communs (comme la location des locaux, les frais administratifs, etc.) entre les différentes actions. Bien choisir la clé de répartition est un point crucial, pour rendre cohérent son budget. En effet, Il existe des clés de différentes natures.
Accompagnement distanciel ou en présentiel